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ゲストから急に披露宴欠席の連絡が来た時の対処方法とは?

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14/08/01

Q. ゲストから急に披露宴欠席の連絡が来た時の対処方法とは?

結婚式を来週に控えています。準備万端で当日を楽しみに待っていたのですが、ゲストの1人から、急な用事のため欠席したい旨の連絡が来ました。どのように対処すればよいのでしょうか?また、当日に欠席するゲストがいた場合の対処方法についても教えて下さい。

A. 会場担当者に連絡をとり、必要な対応を確認しましょう。

会場によって、最終の締め切り期限が決められています。その前であれば、人数変更ができますが、締め切りを過ぎてしまうと、欠席者分の料金は発生することになります。まずは担当者に連絡をして誰が欠席になるかを伝えましょう。欠席に伴い変更することや、やるべきことがあるかどうかも担当者と確認をしながら対応しましょう。楽しみにしている結婚式で、欠席の連絡は残念な気持ちになりますが、気持ちを切り替えて、いらして下さるゲストに喜んでもらうことを第一に考えましょう。

■事前に欠席の連絡が入った場合
まずは、担当者に連絡をします。手配しているものの金額が発生するかどうかは、会場が設けている締め切りによりますので、確認をしましょう。食事の人数変更以外に、席次表の変更ができるならお願いをしましょう。

他に発注をしているもの、席札や引き出物、引菓子、プチギフトなどキャンセルするかどうかも決めましょう。

■当日欠席の連絡が入った場合
こちらも、まずは担当者に連絡をし、席が空かないように、手配をしてもらいましょう。食事は通常はキャンセルをしますが、料金は発生しますので、親族の近しい人ばかりの席で和食や中華の場合は、そのまま出してもらって席の人達でシェアして食べてもらってもいいかもしれません。新郎新婦は当日は細かい対応をする余裕がありませんので、この場合は両親に対応をお願いしましょう。

また、欠席される方も、当日の欠席というのは、よっぽどの事情があったと思われます。事情によっては翌日にでも、気遣いの電話をしてみるといいかもしれません。

情報提供:結婚ジャーナリスト ひぐちまり

※上記に関するご質問、お問合せは、原則受付けておりませんのであらかじめご了承ください。

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